เมื่อธุรกิจเติบโตไกลถึงต่างประเทศ: โครงสร้างระบบหลังบ้านและการบริหารจัดการสินค้าส่งออกด้วย Custom Software
เจาะลึกเบื้องหลังโปรเจกต์ระดับองค์กร ณ บริษัท เอส เค ฟู้ด 1975 จำกัด กับการวางรากฐานระบบดิจิทัลไร้รอยต่อจาก Myhost
หลายครั้งที่เรามักจะโฟกัสกับการขยายตลาด การหาลูกค้าใหม่ หรือการเปิดสาขาในต่างประเทศ จนมองข้ามสิ่งสำคัญที่สุดเบื้องหลังความสำเร็จ นั่นคือ "โครงสร้างระบบหลังบ้าน"
ในความเป็นจริง การส่งออกสินค้าหรือการบริหารธุรกิจในระดับนานาชาติมีความซับซ้อนกว่าการขายหน้าร้านทั่วไปหลายเท่าตัว ไม่ว่าจะเป็นความยุ่งยากเรื่องเอกสารการค้า การควบคุมล็อตสินค้า ไปจนถึงการดึงข้อมูลจากสาขาในต่างประเทศให้กลับมาตรงกับคลังสินค้าหลักในไทยแบบเรียลไทม์ ซึ่งถ้าหน้าบ้านเดินเครื่องไปไกล แต่หลังบ้านยังใช้ระบบแยกส่วนหรือโปรแกรมสำเร็จรูปทั่วไปที่ยืดหยุ่นไม่พอ ธุรกิจย่อมเกิดคอขวดและสะดุดในยามที่ต้องเร่งสปีดอย่างแน่นอน
นี่คือที่มาของโปรเจกต์ที่ทีมงานวิศวกรซอฟต์แวร์ของ Myhost ได้มีโอกาสเข้าไปร่วมวางรากฐานโครงสร้างระบบดิจิทัลให้กับ บริษัท เอส เค ฟู้ด 1975 จำกัด ในการส่งมอบ ระบบบริหารจัดการสินค้าส่งออก (Export & Logistics Management System)
มุมมองที่มากกว่าแค่ "การเขียนโค้ด"
ก่อนที่เราจะเริ่มพัฒนาซอฟต์แวร์สักบรรทัด ทีมงานต้องเข้าไปนั่งคุย ทำความเข้าใจหน้างานจริง และวิเคราะห์กระบวนการทำงานร่วมกับผู้บริหารและทีมปฏิบัติการของลูกค้า เพื่อให้มั่นใจว่าซอฟต์แวร์ตัวนี้จะเข้าไปแก้ปัญหาและรองรับการเติบโตขององค์กรได้อย่างแท้จริง ไม่ใช่การบังคับให้พนักงานต้องมาฝืนเปลี่ยนวิธีทำงานเดิมๆ เพื่อเข้าหาข้อจำกัดของโปรแกรม
แก้โจทย์ความซับซ้อนผ่าน 3 เสาหลักของระบบ
1. เตรียมข้อมูลและบริหารคลังสินค้าแบบสมาร์ท: เริ่มตั้งแต่การนำเข้าข้อมูลสินค้าผ่าน Excel เพื่อออกใบเสนอราคา (Quote) ได้อย่างรวดเร็ว พร้อมระบบตรวจสอบสต็อกจริงแบบอัตโนมัติ (Smart Stock Check) หากสต็อกไม่พอ ระบบจะเชื่อมโยงไปที่ระบบจัดซื้อ (PO Module) ตั้งแต่การเปิดใบสั่งซื้อ ยืนยันกับ Supplier รับเข้าล็อต ไปจนถึงการโอนเข้าคลังพร้อมขายแบบไร้รอยต่อ
2. คุมเข้มกระบวนการทางการเงินและสถานะออเดอร์: เชื่อมโยงข้อมูลการขายออกสู่ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นระบบ พร้อมหน้าจอให้ฝ่ายบริหารตรวจสอบสถานะทางการเงินและยอดชำระเงินของทุกออเดอร์ได้แบบเรียลไทม์ก่อนที่จะปล่อยสินค้าออกนอกคลัง
3. สนับสนุนการจัดส่งและโลจิสติกส์อย่างไร้รอยต่อ: สามารถดึงข้อมูลจากใบเสนอราคามาสู่ขั้นตอนการจัดส่ง (Import Quote to Shipment) ได้ทันที ปรับแก้จำนวน กล่อง น้ำหนัก หรือการแยกประเภทกล่องได้ตามหน้างาน พร้อมเชื่อมโยงระบบพิมพ์เอกสาร Packing List และพิมพ์ฉลากกล่อง/สินค้าผ่านเครื่องพิมพ์ได้อัตโนมัติ 100%
เชื่อมโยงทุกมุมโลกเข้าหากันผ่าน "MyLink"
อีกหนึ่งหัวใจสำคัญของการขยายสาขาข้ามประเทศคือ การทำให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมทั้งหมดของธุรกิจได้จากจุดเดียว ทีม Myhost จึงได้พัฒนาการเชื่อมโยงระบบจุดขาย (POS) จากสาขาในต่างประเทศ ให้ดึงข้อมูลยอดขายและสต็อกคงเหลือกลับมายังศูนย์กลางผ่านโครงสร้าง MyLink ช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจเชิงธุรกิจในแต่ละโซนได้อย่างแม่นยำ บนสถาปัตยกรรมระบบที่มีความเสถียรและปลอดภัยสูง
